兄さんの会社には、現在ヨーゼフとハム太郎という２人の従業員がいます。２人ともサイト運営には全く関わりのなかった人です。この２人を一から教育しているんですが、本当に大変です(笑)。
２人には、サイト作成の補助(コピー＆ペーストなどの単純作業)や、相互リンク依頼への対応・申込みをやってもらっているのですが、自分がサイト運営をした経験がないためか、『それはやったらいかんでしょ！(苦笑)』というようなミスをするんですよね。
例えば、最近遭ったミスは、相互リンクの申込みの際、相手の方が望む形で相互リンクを申し込まなかったり、ブログのコメントの欄に相互リンクの申込みをしたりと、兄さんからすれば『常識外れでしょ！』というような事をいくつかやらかしていました。もちろん、２人にはミスがある度に注意をしているのですが、注意をする機会はなかなか減らないものですよね。
今日は兄さんが会社でどんな教育をしているのか、参考のために、少し前、従業員に送信したメールを掲載してみようと思います。社長としての兄さんのスパルタ振りが垣間見える文章となっていますが(笑)、もし、役に立つ部分があれば、皆さんが人を雇用する機会があれば、参考にして頂けると光栄です(^^ゞ。
＜始まり＞
- １．就業日報は詳細に書く。
- 現在就業日報を書いてもらっていますが、就業後の就業日報は、”明日、突然自分がいなくなっても大丈夫”これを念頭に置いて、きちんと作成して下さい。考えてもらえば分かると思いますが、これが実現できる就業日報には下記の３点が必要です。
『自分が今、どんな作業を進めているのか』
『その作業が今日の時点でどこまで終わったのか』
『次の日は何をやる予定で、それをどこまで進める予定なのか』
会社の就業日報には、この３つが最低限含まれている必要があります。そうでないと、例えばヨーゼフの次の日の仕事を他の誰かがやろうと思った場合、
前日の時点で、ヨーゼフがどこまでの作業が終わって、 今日は何をやれば良いのかが分かりません。
明日何をやれば良いのかが、メールを読んだら分かるような業務日報を書いて下さい。
上に書いた３点がなければ、誰かが代わりに仕事をやろうとした場合、電話等で本人に聞く必要がありますので、会社としては駄目です。会社の運営は”システム(自動)化すること”が大切だと思いますので、上に書いた３点を最低含んだ就業日報を必ず書いて下さい。
２．作業の期日を守ること
- これは最近意識し始めたのですが、やはり、ヨーゼフやハム太郎に作業を頼む際は、期日を設ける必要があると思ってきました。現在の作業ペースで、『自分は一生懸命にやっている』
と感じているかもしれませんが、今までに何度か言ったように、兄さんからすると、二人の作業スピードはかなり遅いです。正直、何度も『兄さんがやってしまおうかなぁ』と思った事があります。
こんな感じでは会社の将来は危ういとしか言いようがありません。うちの会社の将来が危ういと言う事は、兄さんはもちろん、ヨーゼフとハム太郎の将来も危ういという事です。この業界はスピードが大事ですから、遅いペースでのろのろと作業を進めていては駄目です。ですから、今後作業を頼む時には期日を設ける事にしました。
期日を設ける事のメリットとしては、まず、会社の計画がほぼ計画通りに進むので、速いペースで会社の利益を上げる事ができます。また、兄さんも含めて、ヨーゼフとハム太郎に仕事に対するメリハリがつきます。『何日までに仕上げないといけない』という意識を常に持つことになりますから、まず、作業に対する集中力が違うと思います。
そして、兄さんが期日を設定することの３つ目のメリットとして、『兄さんのスピードが分かり、兄さんのスピードに近づいてくる』というメリットがあります。
これはどういう事かと言うと、兄さんが二人に期日を設ける時は、『兄さんならこれくらいでやれるな』という事をまず考えてから、期日をいつにするのか決めるので、ヨーゼフとハム太郎は、”兄さんの作業スピード””兄さんの求める技量”を知る事ができるわけです。
現在、ヨーゼフとハム太郎には『最低限２月までには自分でサイトを作って、運営をしていってもらわないといけない』と伝えてありますが、『じゃあ、それをやるには、日々、どんな事をどれくらいのスピードでこなしていけば良いのかが分からない』となると思います。期日を設けることで、これに関しても自分で把握する事ができますよね。
こういった感じで、期日を設ける事はメリットが大きく、必要なことだと思いました。ですので、今後の作業に対しては期日を設けますので、それを達成できるように”最大限の努力”をして下さい。
３．分からない事は、まず自分で調べる。
- これは最近、ハム太郎に言った事なのですが、二人に色んな事を説明する時間で、一番の稼ぎ頭である兄さんの時間がかなり割かれています。考えてもらえれば分かると思いますが、稼ぎ頭である兄さんがフルタイム作業に集中できれば、それだけで会社の利益はかなり伸びると思います。
つまり、言い換えれば、『稼ぎ頭である兄さんが、作業に集中できるような環境を作る』これができれば、会社にとってかなり良いわけです。
これができるようにするには、何か分からない事があった時は、まず自分で検索エンジン、書籍等を使って調べ、それでも分からなけれ兄さんに聞く、という風にする必要があります。
もしどうしても分からない場合は、その作業を中断し、会社の営業時間後に兄さんに質問するようにして下さい。そうすれば、少なくとも、会社の営業時間である８時間は、兄さんは作業に集中できますので、会社の売上は伸びます。
ですから、今後は分からない事があったらまず自分で調べる、もしくは、就業時間後に兄さんに質問するようにして下さい。
４．必要なものは遠慮なく言って下さい。
- 利益を増やすために必要だと思われる物であれば、遠慮なく、兄さんに会社のお金を使う許可を得て下さい。
例えば、最近の話ではパソコン購入の件がありましたが、作業を早く進めていくには、それなりの物が必要です。こういった必要品に対してお金を出す事は、当然な投資だと考えますので、遠慮なく言って下さい。
必要な理由を聞いて、兄さんが購入した方が良いと思った時は、お金を渡しますので、その会社で品物を買い、必ず会社名でその品物の領収書を貰って下さい。そして、兄さんに渡してもらえれば結構です。
５．不正は絶対に行わないこと
- これに関しては大丈夫だと思いますが、一般的に不正だと思われる事は絶対にしないで下さい。新聞で良く聞くのは、不正に領収書をきり、経費としてもらったお金を自分が着服するなどの行為ですが、これ以外にも考えられる事はありますよね。
例えば、就業時間中に友達と携帯電話で話していたり、どこかに遊びに行ったりという事は
本来働かないといけない時間に他の事をやるのですから、不正に給与を受取っているのと同じです。
休みたい時は、いつ休みたいのか、時間が欲しい時は、いつの何時〜何時まで時間が欲しいのか、これをちゃんと伝えるようにして下さいね。
幸い、うちの会社は就業時間に関しては自由が利くので、きちんとメールで兄さんに許可を取った上であれば、用件の内容を確認した上で、休み等を与えるつもりです。ただ、本来働かなければいけない時間ですから、その時には残業や、休日に作業に当たってもらう事にはなります。この際は、もちろん、給与は減額されずに支払います。
だいぶ長くなりましたが、今日の文章はコピーして自分の机の前に張っておくなり、目につく位置に置いてて下さい。今日伝えた事を忘れていたと判断した場合は、厳しく注意するつもりです。あと、今日のメールには会社の経営目標と理念を添付していますので、これも合わせて、目に見える位置に張っておいて下さい。
＜終わり＞
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